Was ist Signgate

Mit Signgate stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails unternehmensweit ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen. Signgate automatisiert und personifiziert die E-Mail-Signaturen der Mitarbeiter und stellt damit sicher, dass jederzeit korrekte E-Mails versendet werden. Nutzen Sie diese Möglichkeit auch, um Ihre Werbebotschaften oder Produkte in den E-Mails der Mitarbeiter den Empfängern näher zu bringen.

Die Durchsetzung und Pflege einer unternehmensweit einheitlichen E-Mail-Signatur stellt sowohl Administratoren als auch Marketingverantwortliche immer wieder vor grosse Herausforderungen. Oft bleibt eine neue Signatur unrealisiert. Als Folge davon bleiben Produkte unbeworben und das einheitliche Erscheinungsbild Ihres Unternehmens, die Visual Identity, auf der Strecke.

Signgate ermöglicht Ihnen die Signaturen zentral zu administrieren und automatisiert die Bereitstellung der Signaturen in Microsoft Outlook der Mitarbeiter. Das einfach zu bedienende Admin-Tool hilft Ihnen, Signaturen auf einfache Weise zu erstellen und zu bearbeiten. Oft werden die Signaturen direkt von den Marketing-Mitarbeitern erstellt und gepflegt.

Signgate kann aus diversen unterschiedlichen Datenquellen die Mitarbeiter-Daten abrufen, beispielsweise Funktionsbezeichnung, Titel oder Telefonnummer, und diese in die Signatur einbinden. Das bedeutet für Sie, dass die im Unternehmen vorhandenen Daten wiederverwendet werden und keine zusätzliche Pflege der Mitarbeiter-Daten notwendig ist.

Übersicht

Die Applikation Signgate besteht aus drei Komponenten:

Mit dem Signgate Admin werden die Signaturen erstellt, bearbeitet und administriert. Die Signaturen der Benutzer, welche nur mit Outlook Web Access (OWA) arbeiten, werden auch durch den Signgate Admin aktualisiert.

Mit dem Signgate Client werden die Signaturen auf die Clients, beziehungsweise auf den Online Web Access verteilt und mit den jeweiligen Benutzerinformationen aus den Stammdaten versehen.

Mit dem Signgate Outlook Add-in kann Signgate beim Outlook-Start gestartet werden, falls keine andere Autostartfunktion gewünscht oder möglich ist. Z.B. in Citrix Published Application Umgebungen.

Signgate Hauptbestandteile und Abhängigkeit

Um den Mitarbeitern eine korrekte Signatur zur Verfügung zu stellen, sind drei Hauptbestandteile nötig. Einerseits die Stammdaten des Unternehmens und des Mitarbeiters, welche die E-Mail Signatur personifiziert. Diese Daten kommen meistens aus bestehenden Datenquellen der Firma. Es ist aber auch möglich eine separate Datenbank mit diesen Daten für Signgate zu erstellen.

Weiter werden die eigentlichen Signaturen(Vorlagen) benötigt. Sind mehrere Signaturen für ein Unternehmen nötig, so unterscheiden sich diese meist durch das Layout (Corporate Design) oder einfach nur durch ein anderes Logo.

Zusätzlich ist das mehrstufige Regelwerk (Signgate Admin) dafür zuständig, dass jeder Mitarbeiter die richtige Signatur erhält. Durch diese Mehrstufigkeit können alle Anforderungen in einer Unternehmung abgedeckt werden.