"Neues Outlook" und Signgate verwenden

Im "Neuen Outlook" wurden Einstellungen sowie Logik von der Web App für Outlook adaptiert. Unter anderem wurde die Logik der Roaming Signatures übernommen. Aufgrund dessen müssen zwingend nachfolgende Schritte unternommen werden, um sicherzustellen dass Signgate weiterhin ordnungsgemäss funktioniert.

OWA Signaturen werden nicht mehr aktualisiert

Im November 2021 hat Microsoft ein Update vorgenommen bezüglich Roaming von Signaturen im Outlook Web (OWA).

Dieses Update ändert das Verhalten von Signaturen im Web. Dazu wird bzw. wurde das von Microsoft "Multi Signature" genannte Feature (automatisch) aktiviert und ermöglicht seither die Konfiguration mehrerer Signaturen in OWA (unabhängig von den Signaturen in der Outlook App).

Zudem Microsoft hat die API zur Konfiguration dieser neuen OWA-Multi-Signaturen noch nicht aktualisiert und dies auch nicht geplant (Stand September 2024, siehe Dokumentation). Aus diesem Grund ist die Konfiguration/Nutzung von Signgate für OWA-Signaturen nur möglich, wenn die Roaming-Signaturen bzw. "Multi Signatures" im Microsoft-Tenant deaktiviert.

Um sicherzustellen, dass die Verwendung von OWA-Multi-Signaturen über Signgate weiterhin möglich ist, ist die Evaluierung eines Add-Ins in Planung.

Checkliste

Note

Es sind Exchange Adminrechte notwendig!

OWA

  1. Verbindung mit dem Exchange Online PowerShell-Modul herstellen
  2. Powershell öffnen
  3. Folgendes Snippet Ausführen powershell Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true

Desktop Outlook

  1. RegEdit öffnen
  2. Navigieren zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\
  3. Neues DWORD-Werte (32 Bit) erstellen
  4. Name: DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle
  5. Wert: 1
  6. Outlook neustarten

Anleitung

Note

Diese Anleitung ist adaptiert von O365 Reports

Administratoren haben die Möglichkeit, Outlook-Roamingsignaturen mithilfe von PowerShell zu deaktivieren. Stellen Sie dazu zunächst sicher, dass Sie eine Verbindung mit dem Exchange Online PowerShell-Modul herstellen. Nachdem Sie erfolgreich eine Verbindung hergestellt haben, können Sie das folgende Cmdlet verwenden, um servergespeicherte Signaturen zu deaktivieren. 

Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true

Der Parameter "PostponeRoamingSignaturesUntilLater" steuert die Aktivierung oder Deaktivierung von Roamingsignaturen in Outlook im Web und im neuen Outlook für Windows. Standardmässig ist dieser Parameter auf "false" festgelegt, was bedeutet, dass servergespeicherte Signaturen standardmässig aktiviert sind.

Um den konfigurierten Wert zu überprüfen, können Sie das folgende Cmdlet verwenden.

Get-OrganizationConfig | Select-Object PostponeRoamingSignaturesUntilLater

Nach dem Ausführen eines der Cmdlets werden die servergespeicherten Signaturen vorübergehend in OWA und im neuen Outlook auf dem Desktop deaktiviert. Anschliessend können Administratoren die set-MailMessageConfiguration-Cmdlets weiterhin effektiv für Postfachsignatureinstellungen verwenden.

Note

Diese Cmdlets gelten ausschliesslich für Outlook im Web (OWA) und das neue Outlook auf dem Desktop. Um servergespeicherte Signaturen im klassischen Outlook-Desktop zu deaktivieren, sollten sich Administratoren/Benutzer weiterhin auf ihre Windows-Registrierungseinstellungen verlassen, da dies die einzige verfügbare Methode bleibt. Um roamingfähige Signaturen im klassischen Outlook zu deaktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Öffnen Sie RegEdit (Registrierungs-Editor)
  2. Fügen Sie HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\ in die Adressleiste des Registrierungs-Editors ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Ebene, und klicken Sie auf Neu> DWORD-Werte (32 Bit).
  4. Nennen Sie den Wert DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle, und drücken Sie die EINGABETASTE.
  5. Doppelklicken Sie auf den neuen Wert. Geben Sie 1 in das Datenfeld Wert ein und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie fertig sind, schliessen Sie den Registrierungs-Editor, und starten Sie Outlook neu, um die Änderungen anzuzeigen. Sie können eine Gruppenverwaltungsrichtlinie verwenden, um sie für ganze Benutzer in den Mandanten zu deaktivieren.

Weitere Informationen: